Sigblad of pasgemaakte toepassing? Wanneer Excel nie meer genoeg is nie

Excel is uitstekend vir ontleding, berekeninge en vinnige beplanning. ’n Sigblad is egter nie altyd die regte hulpmiddel wanneer verskeie mense daagliks dieselfde proses moet opdateer, reëls moet volg en ’n betroubare ouditspoor moet behou nie.

Die oplossing is nie om elke sigblad te vervang nie. Dit is om te besef wanneer jy ’n sigblad soos ’n volledige toepassing probeer gebruik.

Tekens dat die proses gegroei het

• Personeel stuur lêers rond en niemand weet watter weergawe die nuutste is nie.
• Veranderinge moet goedgekeur word, maar die goedkeuring gebeur in ’n aparte klets.
• ’n Kliënt of bestuurder moet inligting vanaf ’n selfoon vaslê.
• Belangrike waardes word oorskryf sonder om te wys wie dit verander het.
• Een persoon verstaan al die formules, en sonder daardie persoon staan die proses stil.
• Werknemers, bestuurders en kliënte benodig verskillende toegangsregte.

Dit is gewoonlik werkvloeiprobleme, nie Excel-probleme nie.

Drie opsies voordat jy sagteware laat ontwikkel

• Verbeter die sigblad wanneer een persoon die lêer bestuur, daar min veranderinge is en die werk hoofsaaklik ontleding behels. Oorweeg ’n ander oplossing as verskeie gebruikers toegangsregte of formele goedkeurings benodig.
• Stel ’n bestaande produk op wanneer die proses algemeen is en standaardwerkvloei kan gebruik. Maak seker jy betaal nie vir onnodige kompleksiteit nie.
• Bou ’n aanpasbare toepassing wanneer die werkvloei uniek is, gereeld herhaal en ’n duidelike eienaar het. Moenie begin bou voordat die proses en uitsonderings verstaan word nie.

’n Pasgemaakte toepassing maak sin wanneer dit die werkvloei beheer en verbeter, nie bloot omdat dit mooier as Excel lyk nie.

Voorbeeld: afhaal en aflewering

Stel jou ’n besigheid voor wat houers moet afhaal.

Die sigblad bevat kliënte, afhaaldatums en bestuurders. Teen die tyd dat die bestuurder aankom, het die adres verander. Die kantoor skakel die bestuurder, stuur ’n foto van die reggestelde lys en probeer later die afleweringsbewys met die oorspronklike opdrag versoen.

’n Eenvoudige toepassing kan elke bestuurder se take vir vandag wys, statusse met een tik laat verander, foto’s of handtekeninge stoor en uitsonderings onmiddellik aan die kantoor wys.

Dit is ’n denkbeeldige werkvloeivoorbeeld, nie ’n beskrywing van ’n bepaalde kliëntprojek nie.

Waarom ’n herbruikbare enjin help

Baie besighede gebruik ’n soortgelyke kernproses: versoek, toekenning, uitvoering, bewys en afsluiting. ’n Herbruikbare enjin kan gebruikersregte, statushistories, kennisgewings en verslagdoening verskaf.

Daarna kan die kliënt se eie vorms, goedkeuringsreëls, benamings en integrasies bygevoeg word. Dit is dikwels beter as om elke keer van vooraf te begin, mits die kern maklik onderhou kan word.

Wat jy voor die bouwerk moet bepaal

1. Mense en regte: wie mag lees, skep, goedkeur en afsluit?
2. Statusse: wat laat ’n taak van een fase na die volgende beweeg?
3. Bewyse: wat moet vasgelê word voordat iets voltooi is?
4. Uitsonderings: wat gebeur wanneer iets verkeerd loop?
5. Integrasies: moet die toepassing ’n ERP- of rekeningkundige stelsel gebruik?
6. Meting: watter vertragings, foute of handmatige ure wil jy verminder?

Toets eers ’n klikbare prototipe met voorbeelddata. Laat die werklike gebruikers, veral die mense wat op selfone werk, dit probeer.

Moenie per ongeluk ’n tweede finansiële stelsel skep nie

’n Operasionele toepassing behoort gewoonlik met die stelsel wat finansiële rekords besit, te integreer eerder as om stilweg ’n tweede grootboek te skep. Bepaal watter stelsel die bron vir kliënte, items, fakture en betalings is.

Dieselfde geld vir privaatheid: versamel slegs die data wat nodig is en beperk toegang volgens rol.

Volgende stap: as jou sigblad eintlik ’n gedeelde daaglikse proses is, beskryf dit vir ons. Ons kan help bepaal of die sigblad verbeter, ’n bestaande hulpmiddel ingestel of ’n klein toepassing gebou moet word.